Haas Mondomix bouwt onder andere 'continue beluchters' voor de voedingsindustrie: machines die producten beluchten en opkloppen zoals bijvoorbeeld luchtige toetjes, snoepgoed (spekkies) en cakeproducten. Haas Mondomix is een dochter van Franz Haas Waffelmachinen Industrie AG in Oostenrijk. De beluchtingmachines worden in Almere gebouwd. De Almeerse vestiging van Haas Mondomix telt ruim zeventig medewerkers.
Machinefabriek Haas Mondomix gebruikte een verouderd Exact-administratieprogramma voor DOS waarmee alleen de logistieke processen werden bijgehouden. Dat moest anders. Het bedrijf ging op zoek naar een ERP-systeem voor álle bedrijfsprocessen en koos voor het allernieuwste: Microsoft Dynamics AX 4.0.
Einde van DOS-tijdperk
Tot voor kort draaide bij Haas Mondomix een DOS-versie van Exact als logistiek pakket. "Dat kon niet langer," aldus Anton Koestal van Haas Mondomix. "Op het pakket werd geen service meer verleend, dus als het zou crashen, zouden we een groot probleem hebben." Vervanging van het oude pakket was onvermijdelijk. Haas Mondomix en het moederconcern wilden meteen van de gelegenheid gebruik maken om een volledige ERP-oplossing neer te zetten. Dus niet alleen voor de logistieke processen, maar voor álle processen, van offerte tot after-sales.
De wens: een compleet ERP-pakket
Het oude pakket van Exact verzorgde alleen het itembeheer en de financiële administratie. Deze processen moesten sowieso deel uitmaken van het nieuwe ERP-pakket. Daarnaast diende de nieuwe oplossing tal van andere processen binnen het bedrijf te integreren en te optimaliseren. Zo wil Haas Mondomix met behulp van het nieuwe pakket sneller kunnen inspelen op de wensen van klanten. Ook de afdeling verkoop is gebaat met een betere vorm van plannen en afhandelen. Daarmee kunnen kosten worden bespaard en de omzet worden verhoogd.
In één keer naar de nieuwste versie van Microsoft Dynamics AX
"Ons moederbedrijf had in een vestiging in Tsjechië al ervaring opgedaan met Microsoft Dynamics AX", zegt Koestal. "Omdat iedereen daar zeer tevreden over was, zijn we dus gaan kijken naar de mogelijkheden van Dynamics AX voor Haas Mondomix."
Pulse Business Solutions werd erbij gehaald als Microsoft partner. Koestal: "Pulse heeft namelijk kennis van onze branche en kon een specifieke oplossing voor de machine- en apparatenbouw leveren die perfect aansluit op onze wensen." Al snel kwam de vraag: waarom stappen we niet meteen over op Microsoft Dynamics AX 4.0, de nieuwste versie van Dynamics AX? "We hadden geen enkele ervaring met ERP-systemen, we hadden geen voorgeschiedenis met ERP, dus alles zou voor ons toch compleet nieuw zijn," zegt Koestal. "Dan maakt het niet zoveel uit om de laatste versie te nemen. Het risico of de nieuwe oplossing succesvol zou zijn of niet, werd er niet groter door, terwijl we met deze nieuwe versie meteen klaar zijn voor de toekomst."
Anton Koestal: "vroeger had iedereen zijn eigen spreadsheet, of zelfs zijn eigen papiertjes. Dat komt nu allemaal in één systeem en is aan elkaar gekoppeld. Daar gaan we in de toekomst veel profijt van hebben."
Uitrollen van Microsoft Dynamics AX 4.0
In november 2006 begon Haas Mondomix als eerste bedrijf in Nederland met het uitrollen van Microsoft Dynamics AX 4.0. Er werd gestart met de 'CRM-kant': voornamelijk voor verkoop en projectmanagement en een klein deel itemmanagement. Deze fase is in februari 2007, toen alles naar behoren werkte, afgesloten.
"We zij nu met de tweede fase bezig," zegt Koestal. "Nu is de rest van de organisatie aan de beurt, onder meer de administratie en de engineeringafdeling. Deze fase loopt binnenkort af en verloopt volgens planning." Enkele haken en ogen zijn er wel: "Wij zijn een klein flexibel bedrijf dat over de hele wereld levert. Standaardmachines leveren we eigenlijk niet, we proberen altijd te beantwoorden aan de wensen van klanten. Deze flexibiliteit is onze kracht en die willen we behouden. Dat betekent dat je een administratief pakket wilt, dat precies bij je past. Aan de andere kant willen we ook weer geen softwaremaatwerk. Hieraan beantwoordt Microsoft Dynamics AX 4.0 uitstekend: het pakket is gemakkelijk en flexibel aan onze specifieke situatie aan te passen."
Eerste ervaringen
Omdat Haas Mondomix geen ervaring had met ERP was alles nieuw. "We zijn heel positief ingesteld en beseffen tegelijkertijd dat we er wel mee moeten leren werken", zegt Koestal. Bijvoorbeeld met de nieuwe gebruiksinterface. "Het ziet er allemaal heel mooi uit. Dynamics AX lijkt qua uiterlijk veel op Microsoft Office Outlook. En die interface kennen onze gebruikers omdat we vorig jaar op Microsoft Outlook zijn overgestapt. Maar zij moeten nog wel wennen aan alle mogelijkheden die er nu zijn."
Dat geldt ook voor de functionaliteiten aan de achterkant van het systeem. Koestal verwacht dat het leer- en groeitraject nog een tijdje duurt, voordat Dynamics AX optimaal wordt gebruikt. "We zijn het systeem nu aan het vullen en verrijken met onze data en processen."
Dynamics AX maakt tijd vrij voor andere dingen
Het is nog te vroeg om harde conclusies te trekken, maar de eerste voordelen van Microsoft Dynamics AX worden al zichtbaar. "We zijn nu nog bezig met een betere stroomlijning van de bedrijfsprocessen," zegt Koestal. "Dat betreft vooral het stuk dat tussen verkoop en administratie in zit, dus de orderafhandeling en productieplanning. Daar had vroeger iedereen zijn eigen spreadsheet voor, of zelfs zijn eigen papiertjes. Dat komt nu allemaal in één systeem en is aan elkaar gekoppeld. Daar gaan we in de toekomst veel profijt van hebben. Zodra die bedrijfsprocessen eenmaal goed lopen, levert dat grote tijdwinst op."
Die tijd zal Haas Mondomix besteden aan groei en innovatie. "Dankzij Dynamics AX creëren we de ruimte om straks nieuwe kansen en mogelijkheden te onderzoeken. Afhankelijk van de markt op dat moment."
Anton Koestal: "we hadden geen enkele ervaring met ERP-systemen, dus alles was nieuw. Dan maakt het niet zoveel uit om de laatste versie te nemen. We namen weinig risico, maar zijn straks wel klaar voor de toekomst."
Blik op de toekomst
Haas Mondomix verkeert momenteel in een 'overgangsfase'. Dynamics AX is de eerste stap om het bedrijf professioneler en efficiënter te maken. "Liepen we met ons oude pakket achter, nu gaan we een grote sprong vooruit maken," zegt Koestal. "We hebben met Dynamics AX een zeer moderne en geavanceerde ERP-oplossing in huis. Als straks een van onze medewerkers naar een klant gaat met zijn PDA, heeft hij altijd alle actuele klantgegevens bij zich. Dan ervaren we pas écht de toegevoegde waarde van ons systeem."
Eisen
- Eén systeem voor alle bedrijfsprocessen
- Uitgebreide CRM-functionaliteiten
- Branchespecifieke planningsmodule
Voordelen
- Vertrouwde interface van Microsoft Office
- Eerste stap naar professionalisering organisatie
- Klaar voor de toekomst